Umiejętne zarządzanie zespołem to nie tylko proste wydawanie rozkazów i ustalanie celów. Zdarzają się utalentowani menadżerowie, którzy mają to po prostu we krwi. Ale dla większości z nas poprzeczka wisi bardzo wysoko. Jest to praca twarzą w twarz z drugim człowiekiem, a każdy człowiek ma inne potrzeby, motywacje i nawyki. Mamy własne style działania i miedzy innymi dlatego zarządzanie zespołem to nie jest zwykła ?bułka z masłem?.
Zarządzanie zespołem to wbrew pozorom praca w dynamicznych okolicznościach. Zmieniają się członkowie zespołów, plany do zrealizowania, cele, dostępne zasoby, rynek i branża. Wzrasta również doświadczenie i samodzielność poszczególnych pracowników, przez co oczekują oni od menadżera innego sposobu komunikacji i rodzaju delegowanych zadań.
Istnieją pewne pułapki związane z funkcjonowaniem zespołów, z którymi menadżer musi sobie radzić. Na szczęście nie trzeba być psychologiem, ani socjologiem, by rozpoznać takie bariery. Należy być czujnym i odpowiednio reagować na zaobserwowane zachowania.
Pułapka #1 ? MYŚLENIE GRUPOWE
To sytuacja, gdy relacje w zespole są bardzo spójne, a członkowie, którzy nie działają zgodnie z grupą lub mają obiekcje co do sposobu myślenia większości ? są odsuwani. W przypadku zaistnienia myślenia grupowego można obserwować zwiększoną izolację i silne zamknięcie się zespołu na relacje z otoczeniem. Występuje swego rodzaju hermetyczność i postawa ?Kto nie idzie z nami, ten przeciwko nam?. Szczególną pułapką w tym przypadku jest brak obiektywnej analizy podejmowanych działań i omawianych rozwiązań.
Zespoły, do których wkradnie się pułapka myślenia grupowego, będą przekonane o swojej wyższości nad innymi. Właśnie dlatego zdarza im się ignorować ogólnie przyjęte normy na rzecz swoich własnych, wewnętrznych zasad. Często też, zamiast współpracy, wybierają rywalizację z innymi zespołami. Co prowadzi do rozminięcia się z wartościami i celami firmy, w której pracują.
Jak uniknąć tej pułapki? ? NIE BÓJ SIĘ KONFRONTACJI
Gdy lider zaobserwuje tego typu zachowania w swojej grupie, jego zadaniem jest stworzenie warunków do wyrażenia sceptycyzmu i krytyki proponowanych pomysłów. W tym celu można powołać osobę nazywaną adwokatem diabła, której zadaniem będzie wyszukiwanie błędów i słabych stron wszystkich sugestii zgłaszanych przez członków zespołu.
Kolejnym skutecznym sposobem na walkę z tym zjawiskiem jest zapewnianie regularnego ?kontaktu ze światem?. Chodzi o to, aby zapraszać do dyskusji gości, którzy będą wnosili do niej świeży powiew oraz stworzą przestrzeń do poszerzenia perspektywy, wyrażania wątpliwości i odmiennego zdania.
Pułapka #2 ? ROZPROSZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI
Można tutaj mówić o różnych przejawach tej pułapki. Pierwszy dotyczy aspektu decyzji podejmowanych przez grupę. W tym przypadku chodzi o polaryzację, czyli sytuację gdy osoby stanowiące zespół podejmują bardziej skrajne decyzje niż ich wcześniejsze, indywidualne wybory. Zespół może podejmować brawurowe i ryzykowne dla przedsiębiorstwa decyzje, ponieważ występuje rozproszenie odpowiedzialności pomiędzy członków grupy, czyli brak poczucia osobistej odpowiedzialności za konsekwencje.
Innym objawem rozproszenia odpowiedzialności może być ?jazda na gapę? lub ?próżniactwo społeczne?. Czyli mijanie się od wykonywania zadań, stosowanie działań pozornych lub wykorzystywanie pracy innych. Osoba jadąca na gapę jest przekonana o tym, że jej wkład w wykonywaną pracę nie będzie miał wpływu na efekt końcowy danego zadania i osiągnięcie celu.
Jak uniknąć tej pułapki? ? ANGAŻUJ I MONITORUJ
Aby wydostać się z tej pułapki, należy zadbać o poczucie współodpowiedzialności w zespole. Można tego dokonać, zapewniając każdemu członkowi zespołu pełną jasność, co do roli jaką pełni. Trzeba informować pracowników, jaki wpływ na działanie całej grupy ma ich praca.
Dodatkowo, należy dawać pracownikom częste i wyczerpujące informacje zwrotne, tak by wiedzieli, że zauważane i doceniane są nie tylko wyniki zespołu, ale także działania każdego z osobna. Poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania można wzmagać dzięki zlecaniu zespołom jasnych i ambitnych zadań oraz upewnianie się, czy efekt, jaki mają osiągnąć, został przez wszystkich zrozumiany w jednakowy sposób.
Pułapka #3 ? STATUS QUO
Utrzymywanie status quo w zespołach jest powszechne, a menadżerowie i pracownicy często ich nie dostrzegają lub niechętnie je przełamują. Przywiązanie do status quo może objawiać się w postawach ?Tak jest, zawsze tak było więc tak zostanie?, ?Nie pytaj po co i dlaczego tylko rób?, ?Jak ktoś powiedział że to jest ok, to jest i koniec?. Status quo pojawia się najczęściej w zachowaniach, w których nie zastanawiamy się nad sensem lub efektywnością tego co robimy.
Jakie są tego konsekwencje? Po pierwsze, status quo niesie ze sobą ryzyko utrzymywania w firmach nieopłacalnych procesów i procedur. Innym skutkiem są nietrafione inwestycje biznesowe lub wprowadzanie nieskutecznych strategii. Pozostają jeszcze konsekwencje związane z pracownikami, czyli narastająca frustracja związana z archaicznymi metodami pracy lub strach przed wypowiadaniem swoich opinii.
Jak uniknąć tej pułapki? ? ŁAM PANUJĄCE ZASADY
Nie namawiamy oczywiście do niesubordynacji. Za to gorąco zachęcamy do przyjrzenia się ludziom, relacjom i procesom w zespole. Chodzi o to, aby ujawnić panujące zasady, które utrudniają współpracę i poddać je otwartej dyskusji. Dzięki rozmowie o status quo ? tracą one swoja moc.
Chodzi o zastanowienie się, z jakich powodów działamy w taki, a nie inny sposób oraz czy istnieje skuteczniejsza metoda. Jakie nieformalne mechanizmy działają w zespole oraz jaki mają wpływ na jego członków. W jaki sposób budujemy relacje, co nam przeszkadza w efektywnej współpracy, a co mogłoby nam pomóc.
Wszystko zaczyna się od komunikacji
Praktycznie każdy sposób na unikniecie pułapek zmniejszających produktywność opiera się na otwartej i szczerej komunikacji między pracownikami, a menadżerem. Niby banalne, jednak tego typu pułapki występują nadal w wielu zespołach i często nie zostają wykryte w porę.
Pracę nad produktywnością Twojego zespołu możesz zacząć właśnie od otwarcia się na szczerą rozmowę i zbieranie feedbacku pracowniczego. Łatwo jest być menadżerem, który wie wszystko ? ale to nie jest skuteczne. O wiele efektywniejsze jest bycie menadżerem, który słucha wszystkich. Pomóc Ci w tym może Pulsometr iniJOB. Czyli narzędzie do badania doświadczenia pracowników z firmą, zbierania inicjatyw i pracowniczego feedbacku.
Autor: Joanna Tymczyj, Ekspert zarządzania doświadczeniem pracowników iniJOB.com
