Rodo w Polsce obowiązuje już ponad miesiąc. W firmach zamieszanie i dostosowywanie zasad unii do potrzeb danego przedsiębiorstwa W kuluarach słyszy się lekką panikę z naciskiem na zdanie: "Teraz nic nie można". Nie można odejść od komputera bez jego wyłączenia, pani w przychodni nie może wyczytać nazwiska a my nie możemy wysłać nagrody do fana.
Niestety tyle jest obostrzeń związanych z RODO, że przedsiębiorcy sami nie wiedzą co mogą. O ile stać ich na skorzystanie z profesjonalnej firmy, to nie muszą się obawiać, że coś pominą. Jednak gdy własnym sumptem muszą się do zmian przygotować to włos może im się na głowie jeżyć. Po licznych rozmowach ze specjalistami oraz analizie tego, czego dotyczy RODO, przygotowaliśmy kluczowe odpowiedzi na pytania, które spowodują, że być może okazać się, że RODO nie takie straszne jak go malują.
Kogo dotyczy RODO?
Tak naprawdę dotyczy każdego przedsiębiorcy, czy to małego czy dużego, który posiada jakiekolwiek dane osób fizycznych.
Jakie dane powinny to być?
Takie, dzięki którym można zidentyfikować tożsamość osoby fizycznej. O ile np. imię i nazwisko nie jest tym objęte o tyle już współgrające z adresem - tak. Dane, których dotyczy RODO to:
- PESEL,
- imię i nazwisko oraz adres zamieszkania (gdy występują razem),
- adres mailowy,
- imię i nazwisko oraz miejsce pracy,
- numer telefonu komórkowego
Przykłady informacji nie będących danymi osobowymi:
- sam stacjonarny numer telefonu (przyporządkowany jest np. do stanowiska pracy a nie do konkretnej osoby),
- samo imię i nazwisko (zbyt ogólna informacja),
- imię i nazwisko oraz numer buta (odnalezienie konkretnej osoby na podstawie tylko tych danych wymaga od nas zbyt dużych nakładów).
Czy ja przetwarzam dane?
Jeśli w swojej firmie:
- zbierasz,
- utrwalasz,
- organizujesz,
- porządkujesz,
- przechowujesz,
- adaptujesz lub modyfikujesz,
- pobierasz,
- przeglądasz,
- wykorzystujesz,
- ujawniasz poprzez przesłanie,
- rozpowszechniasz lub innego rodzaju udostępniasz, dopasowujesz lub łączysz, ograniczasz, usuwasz lub niszczysz, a zwłaszcza te, które realizuje się w systemach informatycznych.
to tak - przetwarzasz dane.
Jak chronić dane?
Najkrócej - trzeba tak zabezpieczyć dostęp do informacji, aby nikt nie powołany nie miał do nich dostępu. RODO nie wskazuje wprost w jaki sposób dane mają być chronione tj. jakie dokumenty, procedury i polityki należy wdrożyć. Stanowi jedynie, że to dany podmiot musi wykazać się starannością w zabezpieczeniu tych procesów, aby podczas przetwarzania danych osobowych nie doszło do nieprawidłowości.
Jak uzyskać zgodę na przetwarzanie danych?
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych od osób których dane dotyczą, przede wszystkim musi być wyrażona konkretnemu podmiotowi. Ponadto, powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności, która wyraża odnoszące się do określonej sytuacji dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych i która ma na przykład formę pisemnego (w tym elektronicznego) lub ustnego oświadczenia.
Zbierane zgody mogą zostać wykorzystane wyłącznie w określonym celu, który został zapisany w treści oświadczenia. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele. Osoba fizyczna powinna zostać również poinformowana o tożsamości administratora danych osobowych oraz możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie informacji.
Najprostsze metody zabezpieczenia danych.
- dostęp do danych osobowych mogą mieć tylko pracownicy posiadający upoważnienie do ich przetwarzania,
- nie należy udostępniać danych osobowych osobom trzecim (zarówno w miejscu pracy jak i poza nim)
- przebywanie osób nieuprawnionych do przetwarzania danych w pomieszczeniu, w którym przetwarzane są dane osobowe dopuszczalne jest jedynie w obecności osoby upoważnionej do ich przetwarzania,
- nie można udzielić informacji przez telefon niezweryfikowanym odbiorcom,
- polityka ?czystych biurek? oraz wykorzystywanie niszczarek,
- nie należy wykorzystywać danych do celów prywatnych,
- nie należy zmieniać ani usuwać danych osobowych bez wyraźnego powodu/polecenia gdy cel dla którego dane zostały zebrane nie został osiągnięty,
- zamykanie na klucz pomieszczeń lub budynków wchodzących w skład obszarów w których przetwarzane są dane osobowe,
- przed wyjściem z pomieszczenia, w którym przechowywane są dane należy upewnić się, że zostało odpowiednio zabezpieczone (zamknięte okna, drzwi),
- po zakończeniu pracy w systemie informatycznym, w którym przechowywane są dane osobowe, należy wyłączyć aplikacje oraz wylogować się z systemu,
- w przypadku przetwarzania danych osobowych na komputerze przenośnym, należy zachować szczegolną ostrożność,
- w przypadku braku oprogramowania antywirusowego, upływu jego ważności należy niezwłocznie powiadomić administratora systemów informatycznych,
- zakazane jest udostępnianie indywidualnych identyfikatorów i haseł dostępu do systemów informatycznych
