Termin produktywność może być rozpatrywany w kontekście procesów produkcyjnych lub w ujęciu osobistym. Niezależnie od perspektywy, należy traktować go jako miarę, mającą charakter liczbowy. Aby zoptymalizować ten wskaźnik, wystarczy sięgnąć po narzędzia elektronicznego środowiska pracy.
Produktywność jest uzależniona od 2 podstawowych czynników:
?Wartości wytworzonej lub sprzedanej produkcji
?Ilości zużytych zasobów na wytworzenie produkcji.
W przypadku produktywności osobistej, wartość produkcji to po prostu efekty naszych działań, a zasobem jest najczęściej czas. Jakie są podstawowe sposoby na jej zwiększenie?
?Rozwój osobisty, polegający na nabywaniu wiedzy, pozyskiwaniu doświadczenia, które pozwoli nam poprawiać efekty naszej pracy.
?Ograniczenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań, jakie przed nami stoją:
a.Automatyzacja czynności, które musimy wykonywać, a są proste i powtarzalne.
b.Zmniejszenie czasu potrzebnego na wykonanie niektórych czynności.
c.Minimalizacja czasu, w którym jesteśmy pozbawieni możliwości wykonywania zadań (bo nie mamy dostępu do plików, zasobów, innych osób).
?Zmniejszenie liczby popełnianych błędów, zapomnianych spraw, zgubionych dokumentów, które obniżają jakość naszych prac, bądź powodują konieczność spędzenia dodatkowego czasu na naprawienie naszych błędów.
Pominę celowo pierwszy punkty, bo dla mnie ciekawym pytaniem jest to, czy i na ile, nowoczesne technologie są w stanie poprawić pozostałe wspomniane przeze mnie aspekty związane z naszą pracą.
Na czym polega praca w gospodarce opartej na wiedzy?
Jeśli pełnimy w firmie rolę pracownika umysłowego (inaczej nazwanego pracownikiem wiedzy), to najczęściej większość naszego czasu pracy spędzamy na załatwianiu różnego rodzaju spraw. Najczęściej ?sprawa? lub ?zadanie? trafia do nas w postaci wiadomości mailowej. Załatwienie sprawy polega często na przygotowaniu odpowiedzi, co związane jest z analizą dokumentów, konsultacją z innymi osobami, przygotowaniem dokumentów czy wreszcie delegacji zadań innym pracownikom. Realia pokazują, że bardzo często jednego dnia musimy wykonać działania w wielu zadaniach (kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu), które to działania muszą się zakończyć w odpowiednich terminach. Wynika stąd, że aby efektywnie wykonywać swoją pracę potrzebujemy sprawnych narzędzi:
?komunikacji w innymi osobami,
?współpracy (pracy grupowej),
?przechowywania i przeszukiwania dokumentów,
?kalendarza,
?zarządzania wykonaniem zadań ? tzw. listy zadań
Zwłaszcza na ostatni element należy zwrócić szczególną uwagę. Wszystkie metodyki efektywnej organizacji pracy nakazują tworzenie list zadań na nośnikach zewnętrznych, częste ich przeglądanie, aktualizację statusów oraz planowanie wykonania poszczególnych prac.
Jakich narzędzi użyć do poprawy produktywności?
W przypadku niektórych osób czy stanowisk, lista zadań może mieć formę papierową. Jako narządzie komunikacyjne czasami wystarczy zwykła skrzynka mailowa ze standardowym klientem poczty oraz tradycyjny telefon. Do tego dołożymy segregator na dokumenty papierowe, folder na dysku na dokumenty elektroniczne oraz papierowy kalendarz i będziemy w stanie sprawnie wykonywać swoją pracę. Oczywiście taki warsztat pracy wystarczy nam do pewnego momentu. Jeśli liczba spraw urośnie, wówczas aktualizacja ich statusu czy dodawanie opisów będzie po prostu bardzo trudne na papierze. Warto wówczas skorzystać z elektronicznego narzędzia, jakim jest np. MS Outlook. Dzięki liście zadań znajdującej się w tym narzędziu możemy sprawnie dopisywać nowe tematy, planować daty wykonania, mając pewność, że system przypomni nam o ważnych terminach. Outlook posiada oczywiście również obsługę kalendarza, listy kontaktów, notatek oraz jest tradycyjnym narzędziem obsługującym pocztę elektroniczną.
W świecie mobilnym każde z tych funkcjonalności możemy przenieść na nasz tablet czy smartfon. Oczywiście nie chcę nikogo przekonywać, że używając smartfona i klawiatury dotykowej możemy śmiało tworzyć skomplikowane dokumenty Worda czy pracować na rozbudowanych arkuszach Excela. Możemy jednak śmiało odczytywać wiadomości email oraz przekazywać je innym osobom, czy tworzyć i wysyłać proste odpowiedzi. Możemy zatem całkiem efektywnie wykorzystywać nasz czas w sytuacji, gdy nie mamy dostępu do komputera (podróż, oczekiwanie na spotkanie itp.) Tego typu momenty są też idealne do dokonywania rewizji naszych list zadań ? oznaczania zadań wykonanych, planowania kroków koniecznych do wykonania kolejnych zadań, aktualizacji terminów, wprowadzeniu nowych zadań. Czy to wystarczy, by podnieść naszą produktywność? Kluczem do sukcesu jest synchronizacja. Usługi IT świadczone w podejściu Cloud Computing, czyli przetwarzania w chmurze, gwarantują nam centralne przechowywanie naszych danych oraz ich synchronizację ze wszystkimi urządzeniami ? zarówno tymi tradycyjnymi jak i mobilnymi. Przykładem może być tutaj usługa Microsoftu Office 365. W jej skład wchodzi zarówno rozwiązanie pocztowe przechowujące wiadomości odebrane jak i wysłane, czy status poszczególnych wiadomości (nieprzeczytana, przeczytana, skategoryzowana, oznaczona flagą). Sposób porządkowania wiadomości w tej usłudze jest zgodny z ustawieniami naszego Outlooka, co oznacza, że zachowany jest układ folderów oraz efekt działania zdefiniowanych w Outlooku reguł automatycznych. Dzięki temu, efekt pracy wykonanej na tablecie jest widoczny zarówno na komputerze jak i smartfonie. To samo dotyczy listy zadań, kalendarza czy listy kontaktów.
Całkiem łatwo możemy sobie wyobrazić, że dzięki użyciu takich narzędzi nasza produktywność wzrośnie. Również fakt, że mamy dostęp do naszych elektronicznych danych (bazy kontaktów, kalendarza, notatek itp.) powoduje, że nie musimy poświęcać dodatkowego czasu na ich drukowanie, czy zapisywanie na kartce papieru. Minimalizujemy też w ten sposób możliwość popełnienia błędów, zapomnienia o ważnej sprawie czy terminie znajdującym się w kalendarzu.
Należy wspomnieć, że w ramach usługi MS Office 365 dysponujemy takimi narzędziami jak Sharepoint oraz SkyDrive, które pozwalają nam trzymać nasze dokumenty w chmurze. Dzięki temu, mamy do nich dostęp zarówno z urządzeń mobilnych jak i komputera, i w dodatku bez konieczności przenoszenia ich pomiędzy urządzeniami na dysku zewnętrznym.
Maciej Pondel
Account Manager w Grupie Unity
Absolwent Informatyki na Wydziale Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Doktor nauk ekonomicznych. Wykładowca na Wydziale Zarządzania, Informatyki i Finansów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2000 roku związany zawodowo z branżą IT. Najpierw jako programista i projektant, następnie kierownik zespołu projektowego i Project Manager. Prowadził projekty z zakresu intranetów wewnętrznych, systemów billingowych, e-commerce, systemów pracy grupowej, systemów workflow oraz Business Intellignce. Od początku pracy zawodowej związany z technologiami Microsoft.
