W ostatnim roku z obawy przed koronawirusem odwołano tysiące spotkań. Mimo tego, a może właśnie dlatego, prezesi i liderzy wielu znaczących firm są przekonani, że bezpośrednie spotkania i interakcje międzyludzkie są obecnie ważniejsze i cenniejsze niż kiedykolwiek. Jak jednak zapewnić skuteczną komunikację, kiedy profilaktyka antywirusowa zaleca zasłanianie nosa i ust oraz zachowanie dystansu społecznego?
Istoty ludzkie już w okresie niemowlęcym potrafią odczytywać wyraz twarzy innych. Jak twierdził Karol Darwin, ta zdolność prawdopodobnie zapewniła nam ewolucyjną przewagę. Ludzie od wieków zmieniają swoje zachowania, aby przetrwać i zapewnić ciągłość gatunku, dopasowując się do okoliczności i środowiska. Dlatego w obliczu pandemii stosujemy się do zaleceń, które nakłada na nas profilaktyka antywirusowa, a maseczka czy przyłbica ochronna szybko stały się po prostu kolejnym elementem naszej garderoby. W trosce o bezpieczeństwo swoje i innych przeszliśmy także od komunikacji osobistej do cyfrowej. Czy to oznacza, że spotkania biznesowe na stałe przeniosą się do sieci? Taki sposób porozumiewania się nie zastąpi kontaktu z żywym człowiekiem. Z kilku ważnych powodów.
Profilaktyka antywirusowa kontra ludzka natura ? czy da się to pogodzić?
Pomimo wielu korzyÅ›ci pÅ‚ynÄ…cych z możliwoÅ›ci porozumiewania siÄ™ za pomocÄ… nowoczesnych technologii, badania pokazujÄ…, że nic nie jest w stanie zastÄ…pić efektywnego doÅ›wiadczenia komunikacji twarzÄ… w twarz, które sÄ…Â 34 razy bardziej skuteczne niż e-maile. WyÅ‚Ä…czne lub dominujÄ…ce korzystanie z wirtualnych spotkaÅ„ z pewnoÅ›ciÄ… niesie ze sobÄ… negatywne konsekwencje, takie jak utrata kontekstowych i niewerbalnych wskazówek, podczas gdy jÄ™zyk ciaÅ‚a stanowi istotnÄ… część caÅ‚ego procesu komunikacji. Z różnych badaÅ„ wynika, że dla ponad 70% ankietowanych w budowaniu relacji biznesowych realne spotkanie jest najważniejsze. Z kolei dyrektorzy generalni wiedzÄ…, że podstawÄ… rozwoju biznesu sÄ… zaufanie i koleżeÅ„stwo. To one budujÄ… Å›wietne zespoÅ‚y, lojalność i to od nich zależy bogactwo i sukces przedsiÄ™biorstwa. Ten sukces pochodzi z bezpoÅ›rednich interakcji i doÅ›wiadczeÅ„ i jest przez nie budowany. Nie można go w żaden sposób stworzyć ?wirtualnie?. Komunikacja twarzÄ… w twarz to lepsze zrozumienie wzajemnych potrzeb, a docelowo - lepsze efekty współpracy. Czy jest możliwa w obecnych realiach? Profilaktyka antywirusowa nie wyklucza spotkaÅ„ osobistych. Aby maksymalnie dobrze je wykorzystać, warto siÄ™ upewnić, że nic nie bÄ™dzie utrudniaÅ‚o wzajemnego porozumienia.Â
Â
Naukowcy szacują, że od 65% do 93% emocjonalnego znaczenia wiadomości jest przekazywane niewerbalnie za pośrednictwem m.in. gestów i mimiki. Wiadomo też, że istnieje siedem emocji, rozpoznawanych w różnych kulturach, które są komunikowane przede wszystkim przez nasze twarze, jak: strach, zdziwienie, smutek, szczęście, złość, pogarda i wstręt. Ponadto ludzie mają tendencję do przetwarzania informacji zawartych w twarzy rozmówcy jako pewnej całości, zamiast skupiać się na indywidualnych cechach. Kiedy nasz rozmówca jest ukryty za maseczką, całościowe przetwarzanie zostaje zakłócone, a tym samym zakłócony zostaje cały proces komunikacyjny. Ponadto maseczka może czasami sprawiać wrażenie, że między tobą a osobą, z którą się komunikujesz, istnieje fizyczna bariera. W takich przypadkach często pojawia się naturalna tendencja do bezwiednego zdejmowania maseczki, by móc swobodnie mówić. Oczywiście zwykle są to sytuacje, w których profilaktyka antywirusowa szczególnie zaleca zasłanianie ust i nosa. Rozwiązaniem, który w łatwy sposób pozwala tego uniknąć, a przy tym umożliwia niczym nieskrępowaną komunikację, jest przyłbica ochronna. ?Przyłbica ochronna ma istotnie wiele zalet, dzięki którym sprawdzi się świetnie także podczas spotkań biznesowych? ? zauważa Joanna Heler-Kończakowska z firmy Etisoft. ?Jest estetyczna, nie zniekształca obrazu, zapewnia szerokie pole widzenia i łatwo się ją czyści. Jest przy tym wygodna w noszeniu. ? wylicza ekspert z Etisoft.
Dlaczego przyłbica ochronna jest nam ewolucyjnie bliższa niż maseczka?
Jesteśmy przyzwyczajeni do czytania twarzy jako całości. Wszystko wskazuje jednak na to, że profilaktyka antywirusowa nakazująca zasłanianie ust i nosa będzie nam jeszcze jakiś czas towarzyszyć. Jeśli więc nasi partnerzy biznesowi będą zamaskowani, będziemy musieli szybko się ?przeprogramować? i częściej wykorzystywać długotrwały kontakt wzrokowy. Dla naszego gatunku nie jest to naturalne zachowanie. Większość zwierząt patrzy na siebie tylko po to, by zasygnalizować zagrożenie lub zainteresowanie. U ludzi interakcje społeczne są zwykle przerywane bardzo krótkimi okresami wzajemnego kontaktu wzrokowego, a odstępstwa od tego powodują, że czujemy się niekomfortowo. Brytyjskie badanie wykazało, że ludzie patrzą na siebie tylko przez 30?60% czasu podczas rozmowy. I nie chodzi tu o patrzenie sobie głęboko w oczy. Trudno więc sobie wyobrazić, że podczas spotkania biznesowego będziemy ciągle i uporczywie wpatrywać się w rozmówcę, bo oczy będą jedyną częścią twarzy wyrażającą emocje. Zdecydowanie lepiej nam wychodzi czytanie z ruchu warg, a to umożliwia tylko przyłbica ochronna.
Podsumowując ? profilaktyka antywirusowa jest ważna, ale musimy utrzymywać spotkania twarzą w twarz, także w biznesie, aby skutecznie się komunikować. Jako ludzie musimy przy tym używać wszystkich naszych zmysłów, aby należycie zrozumieć niewerbalne sygnały, które wspierają przekaz słowny. Gdy podczas spotkania biznesowego my się uśmiechamy, a inni uśmiechają się do nas, w dobie pandemii zobaczenie tego umożliwia tylko przyłbica ochronna.
Przy kawce czy na sucho?
Restrykcje zwiÄ…zane z higienÄ… w wielu miejscach zakazaÅ‚y nawet spożywania ciepÅ‚ych napojów. W salonie fryzjerskim już nie ugoszczÄ… CiÄ™ pysznÄ… kawÄ…. U kosmetyczki herbatÄ™ też siÄ™ nie napijesz. Na szczęście wewnÄ™trzne spotkania biznesowe rzÄ…dzÄ… siÄ™ swoimi prawami. Gość biznesowy w naszej firmie przede wszystkim powinien otrzymać przyÅ‚bicÄ™. Maseczka w przypadku sektora B2B to chyba niezbyt komfortowe rozwiÄ…zanie.Â
Ponadto, mimo wszystko zadbajmy o klimat z czasów "przed". Kawa, ciastko na osobnym talerzu, butelka wody dla każdego gościa oraz stojący tuż obok płyn do dezynfekcji to podstawa dzisiejszego wyposażenia. Do firm warto także zakupić oczyszczacze, które na bieżąco będą filtrowały powietrze.
Â
Spotkania on-line
Obecnie chyba najlepszym rozwiÄ…zaniem komunikacji sÄ… spotkania on-line. OczywiÅ›cie nie zastÄ…piÄ… one nigdy spotkaÅ„ w realu, jednak w dobie pandemii sÄ… Å›wietnÄ… alternatywÄ…. Obecnie gro firm tworzy swoje kanaÅ‚y do interakcji z klientem. PrzykÅ‚adem tutaj możemy być my :). Dla utrzymania staÅ‚ego kontaktu na bieżąco z wami komunikujemy się wÅ‚aÅ›nie przez nasz kanaÅ‚ Youtube.Â
Co mówi prawo?
Zgodnie z § 6 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z 19 czerwca 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020r., poz. 1066) przedsiębiorcy oraz inne podmioty działalności związanej z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak: targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, mogą je organizować, pod warunkiem jednak zapewnienia, aby w miejscu odbywania się imprezy znajdowała się nie więcej niż 1 osoba na 4 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, widzów lub klientów, z wyłączeniem obsługi.
Kolejne przepisy zawarte w § 8 ww. rozporządzenia nakazują, by zakłady pracy organizujące tego typu spotkania, zapewniły:
- osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do do dezynfekcji,
- odległość między stanowiskami pracy wynoszącą co najmniej 1,5 m, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii.
Ponadto, podczas organizacji spotkań czy innych imprez na większą liczbę osób warto rozważyć wprowadzenie dodatkowych środków ostrożności, m.in. takich jak:
- wyznaczyć dla każdego uczestnika miejsce na sali;
- poinformować uczestników przed imprezą/spotkaniem o zasadach bezpieczeństwa obowiązujących w trakcie wydarzenia, m.in. o tym w jaki sposób należy poruszać się po obiekcie, jaką odległość zachowywać w kontaktach z innymi osobami;
- przekazać uczestnikom informacje o obowiązku stosowania środków do dezynfekcji rąk, maseczek lub przyłbic do zakrywania nosa i ust (zapewnionych przez organizatora).
Â